David Allen יוצר השיטה GTD® מביא כאן במאמר שאת עיקריו אני מביאה לפניכם, את הרעיון ש
המוח שלנו הוא מקום נפלא לרעיונות אבל מקום גרוע ביותר לנהל אותם.
הראש שלנו עובד באופן כזה, שכמות תשומת הלב שלנו היא מוגבלת, וכאשר היא תפוסה במספר דברים, אנחנו לא יכולים להתפנות לדברים אחרים. כך, שמתקיימת במוחנו מערכת יחסים הפוכה:
המידה שבה תשומת-הלב שלך תפוסה, היא המידה שבה אינך חפשי
לשים תשומת-לב היכן שאתה רוצה וכמה שאתה רוצה.
לכן חשוב להפנות את ניהול העניינים למערכת אוטומטית, מאורגנת, מחוץ למוח – כך שניהול העניינים לא יהיה בתוך הראש שלך, אלא בתזרים עבודה מסודר שאתה יכול לסמוך עליו, ושהראש שלך ישמש אותך רק בשביל ליצור ולחשוב באמת… ובשביל זה הוא יצר את השיטה המדהימה הזאת GTD, שכבר יש לה מעריצים רבים ברחבי העולם.
המפתח הראשי של השיטה הוא: Mind Like Water מוח כמו מים.
המושג "מוח כמו מים" מתייחס למצב מנטלי ורגשי שבו הראש צלול ונקי – אינו 'תפוס' בשום דבר, אינו 'מלא' בשום תוכן, והקשב אינו מחולק, והוא מסוגל ליצור ולהגיב באופן חופשי.
זהו רעיון מאוד מעשי, שאם אתה יכול להיפטר מכל ה'שדים' שמסתובבים בערבוביה אחת גדולה בתוך הראש שלך – בין אם זה "אני צריך לקנות אוכל לחתול" או "לשקול מה לעשות בקשר לקריירה שלי" – תוכל לחשוב על אותם דברים בדרכים הרבה יותר יצירתיות או לא לחשוב עליהם בכלל.
בקרטה ישנו דימוי שמשתמשים בו להגדיר מצב של 'מוכנות' מושלמת – Mind like water. דמיין שאתה זורק אבן לבריכה של מים שקטים. כיצד המים מגיבים? המים מגיבים ביחס מדויק לעוצמת הזריקה ולמסת האבן, ומיד אחר-כך חוזרים להיות שקטים. לעולם אין תגובת-יתר או תת-תגובה.
במכת קרטה הכוח נובע ממהירות ומיקוד ולא מכוח השרירים. ולכן באומנויות הלחימה מלמדים ודורשים איזון והרפיה (ניקוי המוח) וגמישות. המוח צריך להיות צלול וממוקד כדי שהמכה תהייה מדויקת – לא יותר מידי ולא פחות מידי.
רוב האנשים נותנים או יותר-מידי או פחות-מידי תשומת לב לדברים ממה שנחוץ – פשוט מפני שאינם פועלים לפי "מוח כמו מים". להגיב בצורה לא-נכונה לגבי האי-מיילים שלך, לגבי המחשבות שלך למה שעליך לעשות, לגבי הילדים שלך, לגבי הצוות שלך, לגבי הבוס שלך, לגבי החומר שעליך לקרוא או ללמוד – יוביל אותך לתוצאות פחות אפקטיביות ממה שאתה רוצה. אם אתה מסתובב עם ראש מלא 'נושאים', מלא 'חומר' שתשומת הלב שלך עוסקת בהם, אל תתפלא שאתה לחוץ, שאתה נוטה לדחות דברים, שישנם דברים שנופלים בין הכיסאות, שאתה לא מספיק לטפל בכל מה שצריך, שאתה מרגיש שאתה מתחיל לפספס…
זה לא קל לנקות את הראש. גם זה לכשעצמו דורש עבודה כדי לתחזק את 'הנקיון' הזה. זה דורש לשמור על השיטה (GTD) על בסיס קבוע, אבל התמורה של ראש נקי תשתלם פי אלף בדרכים שלא חשבת שאפשריות מכך שתרגיש בשליטה ותקבל פרספקטיבה.
כל זמן הוא זמן טוב לנקות את הראש. התחל עכשיו.
אם המוח שלך ריק, הוא תמיד מוכן לכל, הוא תמיד פתוח לכל."
"If your mind is empty, it is always ready for anything; it is open to everything."
-Shunryu Suzuki
מהם עקרונות היעילות של GTD
GTD® – Getting Things Done היאשיטה ליעילות העבודה והחיים באמצעות ניהול משימות וניהול 'זרם עבודה'
'Work Flow'.
זוהי שיטת ארגון לפי "5 תחנות עבודה" שמתאימה לכל אדם שעובד בתחום הידע – work knowledge. היא מתאימה לא רק לעובדי ארגונים גדולים ולעוסקים אדמיניסטרציה אלא גם לניהול הבית, לניהול עסקים קטנים ובינוניים, לאנשים העובדים מהבית, והיא יכולה לתת ערך מוסף רב ביותר למאמנים אישיים ועסקיים, שכן יש כאן הרבה יותר מעניין טכני של תחנות עבודה – זוהי תפיסה שלמה של ארגון וסדר של החיים וכאשר נכנסים לעומק התורה, אפשר באמת להגיע למצב הזה שדויד אלן מתאר 'מוח כמו מים'.
תחנות העבודה הן:
איסוף – מגש איסוף פיזי ו/או דיגיטאלי – ניירת, טלפונים, אימיילים, פניות בעל-פה. 100% מהחומר צריך להגיע לאיסוף בדרך כזו או אחרת כדי שיוכל לעבור לשלב העיבוד. זה כמו צינור ניקוז שדרכו חייב לעבור כל ה'חומר' הנכנס לתוך העבודה שלנו (או לתוך החלק בחיים שלנו שאותו אנו רוצים לארגן).
לחץ על הקישור לפירוט נוסף על GTD שלב האיסוף
מיון ועיבוד – כל דבר שנמצא בסל האיסוף צריך לעבור מיון ועיבוד:
מהי התוצאה הנדרשת?
האם זה דורש פעולה? כן או לא?לחץ על הקישור לפירוט נוסף על מיון ועיבוד.
ארגון – הכנסה ל'מחלקה' הנכונה להמשך פעולה: ממתין לתשובה, תיק פרויקט, רשימת משימות לפי מועד מסוים, לעשות מיידית, להעביר לפעולה של מישהו אחר וכו'.
לחץ על הקישור לפירוט נוסף על ארגון
סריקה / מעקב – באופן שיטתי.
לחץ על הקישור לפירוט נוסף על תהליך הסריקה
פעולה – עשייה – רשימת משימות
לחץ על הקישור לפירוט נוסף על תהליך הביצוע (עשייה).
כולם עושים את התהליך הזה באופן אינטואיטיבי אך בדרך כלל לא בשלמות ולא תמיד.
לתרשים זרימה של התהליך לחץ כאן
בסופו של דבר החיים שלנו מורכבים ממשימות. זוהי העשייה היחידה האפשרית. עשייה של דברים קטנים, כאן ועכשיו. אי אפשר לבצע 'פרויקט'. אפשר לבצע אך ורק 'משימה'. כל מה שניקינו מהראש יהיה באחת הרשימות או לא יהיה בכלל.
הרעיון הוא לעבוד בצורה שיטתית כך שלא לסמוך על הזיכרון בכלל.
לנקות את הראש באופן שיטתי.
את כל הדברים שיש בראש לכתוב ולהכניס למגש האיסוף כדי שיכנס לתהליך העבודה.
כל דבר, הכל, עובר דרך 'מגש איסוף' ומשם מתחיל את התהליך. מגש האיסוף יכול להיות פיזי או דיגיטלי או גם וגם. אבל אנחנו חייבים ליצור לנו מקום, סלסלה, משהו שלתוכו נזרוק את כל הרעיונות שלנו, התזכורות, התזכירים, הדברים שאנחנו רוצים לעבור עליהם שוב, שרוצים לקרוא, לחשוב עליהם, לענות על… כל דבר שנזכרים פתאום שצריך לעשות – נכתוב על פתק ונזרוק לסלסלה, חשבונות שיש לשלם, וכן הלאה – שום דבר לא נשאיר לזיכרון. ובאופן קבוע לפי הזמנים שנמצא לנכון – פעם ביום, פעם בשבוע, או כל זמן קבוע אחר, נעבור על הסלסלה הזאת ונמיין ונעביר את כל התכולה לרשימת המשימות והמעקב לפי הצורך כך שהסלסלה תתרוקן לגמרי, מוכנה ומזומנה ל'חומר' חדש… בדרך זו, יש לנו ראש שקט בידיעה שאין דברים ששוכבים למטה בערמה שלא טיפלנו בהם או ששכחנו אותם, שכל דבר נמצא במעקב, וכל דבר שצריך להיות מטופל נמצא ברשימת העשייה to do list.
כל נושא שנמצא במגש האיסוף עובר תהליך מיון ונעשית החלטה מה לעשות איתו.
לא משאירים שום דבר במגש – חייבים לקבל החלטה! ולהעבירו הלאה. כך גם לא יקרה שנתעכב על אותו הדבר פעמיים.
חוק: לא צריך לחשוב על אותו הדבר פעמיים.
חוק 2 דקות:
כל דבר שנמצא במגש האיסוף ואינו דורש יותר מ-2 דקות עבודה –
עושים אותו מייד והוא בכלל לא נכנס לתוך מערכת הארגון.
שיטה זו ליעילות אינה עוסקת בניהול זמן או בניהול עדיפויות כפי שהיה מקובל לעסוק בעבר. המילה האחרונה היום ביעילות היא ניהול משימות.
חוק: המוח שלנו יכול לחשוב רק על דבר אחד בזמן נתון.
הסיפורים על מולטי-טסקינג, דהיינו ריבוי-משימות בו-זמנית הוא אגדה, אפילו הסיפורים שנשים מסוגלות לעשות כמה דברים בו-זמנית זוהי אגדה. מדובר על פעולות אוטומטיות שאינן דורשות חשיבה, שאפילו אינן מגיעות למוח.
פעולות שדורשות ריכוז וחשיבה – אפשר לחשוב רק על דבר אחד!! בו זמנית. זוהי עובדה.
לגבי זיכרון – הזיכרון לטווח קצר – יכול להכיל 5-7 פריטים, במקרה הטוב. כמות החומר שנשמר בזיכרון שלנו מוגבלת. דברים שתופסים מקום בזיכרון שלנו לא מאפשרים לנו להכיל דברים חדשים. קצוות פתוחים, כלומר משימות "פתוחות" ועניינים לא גמורים, ניירת על השולחן, הם רעש רקע שמפריע לנו בריכוז ויוצר לחץ ופוגם ביעילות. ובוודאי שאינו מאפשר את שקט ליצירה ויוזמה…
חוק: קצוות פתוחים ועניינים לא גמורים יוצרים לחץ ופוגמים ביעילות.
הפתרון:
לסמוך על השיטה, על התזכורות והרשימות ולא להחזיק דברים בראש.
השיטה היא פשוטה מאוד אך כמו כל דבר בחיים כדי ליהנות ממנה צריך ללמוד אותה וליישם אותה באופן מלא. אם עושים את הדברים באופן חלקי וגם ממשיכים בשיטה הישנה של לסמוך על הזיכרון ומבצעים אותה פעם כן ופעם לא, אז אין טעם… כי היא הופכת רק למטרד נוסף.
מאחורי העקרונות הללו ישנה שיטה סדורה.
מי שרוצה להעמיק יכול להמשיך וללמוד דרך האתר של דויד אלן והספרים והקישורים בתוך המאמר הנ"ל.