איך, לכל הרוחות, אפשר לזכור את כל הדברים שצריך לעשות?
רוב האנשים עושים רשימת משימות To do list, בעיקר בעבודה. יש שעושים רשימות גם למשימות 'פרטיות'. העולם שלנו כל כך מורכב ועל אף הרשימות, לעיתים קרובות, אנו מרגישים מוצפים, מוטרדים והולכים עם הרגשה שיש משהו שאנו מפספסים, משהו 'שברח' לנו מהרדאר. וההרגשה הזאת יוצרת עקה Stress, היא נותנת הרגשה של איבוד שליטה, חוסר שקט, בקיצור, מטרידה. זהו 'רעש' שנמצא כל הזמן בראש: "יש משהו שאני צריך לעשות ואני לא זוכר מהו" או "יש לי כל כך הרבה דברים לעשות שאני לא מספיק…" או "כל כך הרבה דברים שאני לא יודע מאיפה להתחיל…" וכל זה יכול להיגרם לפעמים רק מדבר אחד או שניים, אפילו שוליים, שנופלים בין הכיסאות, אבל הלחץ המנטלי שהם גורמים גדול בהרבה…
איך זה קורה שרשימת המשימות לא מספיקה כדי שנהייה בטוחים שהכל תחת שליטה?
התשובה נעוצה ברשימה נוספת, היא רשימת פרויקטים.
כל אדם שהחיים שלו טיפה מורכבים, צריך רשימת פרויקטים כדי לראות את אופק ההתחייבויות שלו.
אבל לפני שניכנס להסברים לגבי רשימת הפרויקטים נגדיר קודם כל מה זה פרויקט.
פרויקט זה כל דבר שעלינו לבצע בשבועות או בחודשים הקרובים, וכולל יותר מאשר פעולה אחת על מנת להשלימו.
לדוגמא: להסתפר זוהי משימה. לקחת משכנתא זהו פרויקט.
העניין הוא שהמילה פרויקט היא קצת מפחידה ויוצרת התנגדות. כששומעים 'פרויקט' מיד עולה במחשבה שלנו דימוי של 'משהו גדול'. דברים גדולים שיש לעשות שבד"כ קשורים או לעבודה או להשקעה כספית גדולה, כמו בניית בית, הפקת חתונה, השקת מוצר, ייצור מוצר כלשהו משלב הרעיון, התכנון ועד הביצוע הסופי.
אבל פרויקטים, כאמור- כל דבר שדורש יותר מפעולה אחת על מנת לסיימו, יכולים להיות:
ארגון החופשה של הילדים,
למצוא מזכירה חדשה,
לרכוש חברה,
השקת מוצר או קמפיין,
לטפל בשיניים,
לחקור לגבי שיעורי יוגה בסביבה,
להגדיל את קו האשראי בבנק, וכדו'.
הפרויקטים יכולים להיות מכל הסוגים והמינים. לרוב האנשים יש בכל נקודת זמן בין 20 ל- 100 פרויקטים.
כל אחד מן ההסכמים הללו עם עצמנו זקוק לסוג של 'עיגון' כך שנוכל לחזור ולבדוק אותו שוב ושוב לעיתים מספיק קרובות ונרגיש בטוחים ששום דבר לא נעלם לנו מן הרדאר ושמתקיימת כל הזמן תנועה קדימה.
אם אנחנו עוקבים רק אחר 'הצעד הבא', כלומר רק אחרי רשימת המשימות, ברגע שסיימנו פעולה שברשימה, היא נמחקת מבלי שמשאירה 'סימן' שיש עוד פעולות שצריכות לבוא אחריה עם התקדמות הפרויקט.
בלי שיש דבר ברשימה שמייצג את התוצאה הסופית הרצויה, עלינו לשמור מעקב אחר התוצאה הרצויה בראש שלנו. וזה מקום ממש לא טוב לנהל את הדברים. ניהול המעקב בראש מפריע לקבל את ההחלטה הטובה ביותר לגבי מה לקדם ומתי. בדרך כלל מקדמים את מה 'שרועש יותר' או את מה קופץ וצץ למודעות ברגע זה.
הבעיה האמתית היא שאינך יכול לרמות את הנפש שלך. אתה יכול לרמות את עצמך ולומר אני לא צריך את השטויות הללו ואני מספיק בשליטה עם רשימת המשימות שלי, ואל תבלבלו לי במוח עם עוד רשימות. עוד רשימות זה עוד עבודה, ועוד מעקב וכו'. אבל על-ידי כך שאינך עוקב אחר המחויבויות שלך באמצעות כלים חיצוניים, חלק שלך תמיד ימשיך לנסות לזכור ולהזכיר לעצמך על מה אתה צריך לחשוב ומה לעשות, ולעולם לא נגמרות המחשבות הללו ותהליך ההיזכרות.
תמיד תחייה עם תחושה של חרדה לגבי מה אתה אולי חייב לעשות, מבלי שתדע מהו בדיוק הדבר הזה.
פרויקטים לא צריכים לתת תחושה של 'כובד' וכדאי להבין שישנם דברים בחיים האישיים ובעבודה שראויים להיקרא פרויקטים וראויים להיכלל ברשימה הזאת ובמעקב.
אבל בכל זאת, אם אינך יכול להכניס פעולות כמו:
למצוא בייביסיטר חדשה
לבדוק את נושא הפנסיה
תחת רשימת פרויקטים אז תיצור רשימה של "תוצאות שאני רוצה להשיג".
לא חשוב באיזו מדיה אתה עושה את הרשימה. זה יכול להיות על לוח מחיק במטבח, במחשב, במחברת או בכרטיסיות. העיקר שיהיה במקום זמין ונוח לסריקה.
השלב האחרון והחשוב, אחרי שרשמנו והבהרנו לעצמנו את הפרויקטים שלנו, הוא לחזור ולסרוק את הרשימה לעיתים קרובות מספיק ולהחליט בכל אחד מהם מהו הצעד הבא ולהכניס אותו לרשימת המשימות. סקירה שבועית היא הדבר המומלץ.
די פשוט, לא?
המאמר בהשראת GTD – Getting Things Done של דיויד אלן.